庶務システム導入に関する情報提供依頼

庶務システム導入に関する情報提供依頼（RFI）について

　四日市港管理組合（以下「本組合」という）では現在、時間外勤務、年次有給休暇等の各種届出、旅行命令の申請等を紙で行っていますが、公務の円滑かつ正確な運営のため、庶務システム（勤怠管理及び旅費システム）の導入を検討しています。つきましては、こちらの参考資料及び別紙１～１４を確認のうえ、下記の通り、提案書及び見積書を提出いただきますようお願い申し上げます。

１．目的

　本組合では今後、職員の要望、現行業務の再確認、課題整理等を行ったうえで、庶務システムの設計、構築、運用及び保守に関する業務委託（以下「本業務」という）の実施を計画しています。
　本情報提供依頼（RFI）では本業務の予定価格を算定するための基礎資料として、業務の改善のための提案、見積資料の収集を目的としています。

２．依頼内容

（１）提案書について
　　・提案者の会社概要について、ご記入ください。
　　・提案の庶務システムの特徴がわかるように、主な機能、システム構成、導入実績等を提案書に記載してください。
　　・参考資料に現行の業務の流れを記載していますが、提案者のパッケージソフト等の導入により大幅な業務の改善が　　　見込める場合は、運用の変更が伴う提案であっても認めます。運用の改善点、資料に記載のない項目または成功事　　　例等がありましたら提案をお願いします。
　　・受注時から納入時までの作業工程及び体制等も記入してください。
　　・クラウドサービス以外にオンプレミスによる提案も認めます。
　　・導入団体数、運用期間など導入実績を記入してください。
　　・なお、カスタマイズが必要なものについて、規模が特に大きいものなど特徴的なもののみで結構ですのでその対応　　　内容についてご教示ください。
　　・勤怠管理システム、旅費システム両方の提案を行ってください。どちらか一方のみの提案は認めません。
　　・提案書は、貴社の任意様式とし、枚数の指定はありません。ただし、印刷時の用紙サイズはA4またはA3とします　　　。
　　・なお、本業務の発注条件は、発注時の状況等により変化するため、参考資料に記載した内容をそのまま適用すると　　　は限りません。

（２）概算見積について　　　
　　・システム構築及び5年間の保守運用経費等の概算をご回答ください。　　　
　　・任意様式としますが、ハードウェア及びソフトウェアの単価や数量等、構築費、年間運用費の詳細がわかるように　　　明細を記載してください。
　　・概算見積書に社名、代表者名および担当者の連絡先を明記してください。なお、代表者印等の押印は不要です。
　　・概算見積書のあて先は、四日市港管理組合管理者三重県知事としてください。

３．提出方法等

（１）提出期限　令和７年６月１６日（月）～令和７年７月２２日（火）
　　　期限延長を希望される場合はその旨ご連絡ください。

（２）提出先　　　　
　　　　〒５１０―００１１　　　　
　　　　三重県四日市市霞二丁目１－１　　　　
　　　　四日市港管理組合　経営企画部　総務課　総務担当
　　　　　　　　ＴＥＬ：０５９－３６６－７００６

（３）提出方法　持参又は郵送

（４）提出物　　　
　　　提案書と見積書
　　（紙に印刷したもの２部、CD-ROMに記載したもの１部）を提出してください。

４．本件に関する質問

　質問については、下記の通り取り扱います。
（１）質問方法　　
　　ア）受付期間：令和７年６月１６日（月）～令和７年７月１１日（金）　　
　　イ）送付方法：様式１「質問票」に記載し、電子メールで送信してください。　　
　　ウ）送付先：四日市港管理組合　経営企画部　総務課　総務担当あて
　　　　　　　　メールアドレス：kanri@yokkaichi-port.or.jp 　　　　
　　　　※電子メール送付後に、着信確認のため「6.問い合わせ先」にお電話いただきますようお願いします。
（２）回答方法：　　　
　　　上記受付期間中に寄せられた質問に対する回答につきましては、随時四日市港管理組合のWeb サイトに掲載しま　　すが、内容やその数、期限間近のご質問の場合は掲載できない場合があります。

５．注意事項

　(１)この情報提供依頼は、システムに関する内容や予算規模を検討するための手段であって、契約を前提としたもので　　はありませんのであらかじめご了承ください。
　(２)資料についてご説明をいただける場合は、事前にご連絡をお願いいたします。
　(３)ご提供していただいた情報・資料につきましては、返却致しません。
　(４)資料の提供にあたって、既存の提案資料、パンフレット等をご活用いただいて構いません。
　(５)回答内容及び提供いただいた資料等は、当組織内で使用するものであり、提案者に断りなく第三者への配布は行い　　ません。ただし、四日市港管理組合情報公開条例（平成14 年条例第1 号）で定義する公文書になりますので開示請　　求があった場合は、請求者に対して開示を行います。そのため、企業秘密等に該当し、非開示とする範囲については　　、その旨を明記してください（提案書すべてを非開示とする場合も、その旨を明記してください）。
　(６)本件への回答及び情報提供のために要する費用は、提案者の負担でお願いします。
　(７)情報提供いただいた事業者に対して、当管理組合より質問をさせていただく場合がありますので、ご協力をお願い　　いたします。
　(８)本件にかかる県からの全ての情報については、第三者に対して開示または漏洩しないようお願いします。

６．問い合わせ先

　　〒５１０―００１１　　　　
　　　　三重県四日市市霞二丁目１－１　　　　
　　　　四日市港管理組合　経営企画部　総務課　総務担当　植村、上田、田中
　　　　　　　　ＴＥＬ：０５９－３６６－７００６
　　　　　　　　ＦＡＸ：０５９－３６６－７０４８
　　　　　　　　E-mail：kanri@yokkaichi-port.or.jp ※
　　　　※電子メールでお問い合わせ・ご連絡の際は、「庶務システムＲＦＩ」の名称を件名に入れてください。